Você já entendeu que cuidar de tudo sozinho é o caminho mais rápido para o estresse e estagnação do seu negócio. (Se ainda não está convencido, recomendo ler nosso artigo sobre os riscos de não delegar tarefas aqui).
Mas depois de tomar a decisão de delegar, surge a dúvida prática: por onde começar? Como encontrar alguém confiável? Como descrever a vaga? É seguro contratar pela internet?
A Virtap foi criada justamente para eliminar essas barreiras. Diferente de sites genéricos de freelancers, somos um ecossistema especializado em Assistência Virtual.
Neste tutorial, vou te guiar pelo passo a passo exato para publicar seu projeto na Virtap e encontrar a profissional ideal em menos de 24 horas.
O que é delegar tarefas?
Delegar tarefas é, basicamente, atribuir responsabilidades e demandas a outra pessoa ou equipe, confiando que aquele serviço será executado com qualidade. No universo remoto, esse hábito ganhou mais força nos últimos anos, pois pessoas e empresas perceberam que podem contar, de qualquer lugar do país ou do mundo, com colaboradores especializados para demandas rotineiras e projetos pontuais.
Quando falamos sobre delegação, muitas pessoas ainda acham que o conceito é igual ao comando “faça isso”. Pela nossa experiência, podemos garantir: delegar não é apenas mandar tarefas, mas sim criar um acordo claro sobre o que precisa ser feito, em quanto tempo, e qual padrão de qualidade esperado.
Entender esse conceito é o primeiro passo. Mas, para que essa parceria funcione na prática — e para que você encontre a pessoa certa logo de primeira na Virtap — é preciso um mínimo de clareza antes de publicar sua vaga. Se você não souber o que pedir, a assistente não saberá o que entregar.
O que você precisa saber antes de delegar tarefas?
Antes de abrir a plataforma, tenha em mãos o escopo inicial. Não precisa ser algo complexo, apenas uma ideia clara do que você quer passar para frente.
- Exemplo: “Preciso de alguém para organizar minha agenda e responder e-mails.”
- Perfil: “Preciso de alguém mais da área executiva ou mais administrativa?”
Com isso em mente, vamos ao tutorial.
Passo a Passo para contratar uma Assistente Virtual na Virtap!
Passo 1: Crie sua conta gratuita de contratante
O primeiro passo é entrar no ambiente seguro da Virtap.
- Acesse https://www.virtap.com.br/contratar-assistente-virtual/ e clique em “Encontre um Talento”.
- Escolha se precisa de ajuda com Demandas:
- Pessoais
- Profissionais
- Pessoais e profissionais
- Escolha as principais categorias de tarefas que você precisa de ajuda;
- Especifique aproximadamente o volume de trabalho(algumas horas, full-time?)
- Faça seu cadastro rápido. É gratuito para se cadastrar, publicar vagas e contratar(sem taxas).
- Complete seu perfil com informações básicas suas ou da sua empresa.
Passo 2: Complemente seu Projeto (A Vaga)
Aqui é onde a mágica acontece. Nessa etapa você verá o “Resumo do projeto”, com título e descrição do projeto. O segredo para atrair as melhores candidatas está em como você preenche isso:
- Título do Projeto: Seja específico.
- Ruim: “Procuro assistente.”
- Bom: “Assistente Virtual para Gestão Financeira e Emissão de NF.”
- Descrição: Detalhe o que a pessoa vai fazer. Liste as 3 ou 4 principais tarefas.
- Dica de Ouro: Mencione ferramentas que você usa (ex: “Necessário saber usar Trello e Gmail”).
- Se você precisar de algum requisito especial, pontue isso (ex: “É preciso ter experiência com área financeira”)
- Faça perguntas para ajudar você saber se a Assistente realmente leu seu projeto (ex: Você atua em quais áreas da Assistência Virtual?)
- Orçamento/Investimento: Você pode definir um valor por hora, um valor fixo mensal ou deixar “A combinar” para ouvir as propostas do mercado.
O Diferencial Virtap: Ao publicar aqui, seu projeto é visualizado por uma base de profissionais que passaram por formação e certificação de Assistência Virtual e suas áreas, o que aumenta drasticamente a qualidade das propostas comparado a Marketplaces comuns.
Passo 3: Receba propostas em até 24h
Assim que seu projeto for aprovado, ele fica visível no nosso Marketplace exclusivo. Você começará a receber notificações de candidatas interessadas. Na área de gestão do projeto, você poderá ver:
- Perfil da candidata;
- Habilidades e especializações;
- Selo de qualificação da Virtap(quando a assistente fez alguma das formações da Virtap)
- Avaliações de outros clientes (se houver);
- A proposta (detalhes, negociação, valores, etc).
Passo 4: Seleção e conversa para escolher o melhor para você
Não pule esta etapa! Selecione até 4 das melhores propostas e aguarde o contato delas para uma conversa rápida e negociação:
- Para conversar com uma assistente clique em “Conversar com assistente”;
- Após isso a Assistente escolhida receberá acesso ao seu contato e entrará em contato com você via WhatsApp;
- Nessa conversa via WhatsApp vocês podem marcar uma chamada de vídeo, ligação ou seguir via WhatsApp mesmo para negociar todos os detalhes, tirar dúvidas, etc;
O que perguntar nessa conversa:
- “Você já realizou tarefas parecidas com essas antes?”
- “Qual sua disponibilidade de horário e horário de atendimento? “
- “Como você se organiza para não perder prazos?”
- “Qual valor você cobra para fazer esses serviços?”
Essa conversa serve para alinhar expectativas, prazos, tirar dúvidas e sentir se a comunicação flui bem (“o santo bateu?”).
Passo 5: Negociação direta e início imediato
Na Virtap, prezamos pela liberdade. Você negocia diretamente com a profissional escolhida, sem intermediários burocráticos.
- Defina como será o pagamento (semanal, mensal, por entrega);
- Estabeleça o canal de comunicação oficial (WhatsApp, Slack, E-mail);
- Feche diretamente com a assistente para encerrar a vaga.
DICA IMPORTANTE: para garantir segurança para você e para a assistente contratada, recomendamos que vocês assinem um contrato de prestação de serviços, sugira isso para a assistente contratada.
3 dicas para os primeiros dias de delegação
Contratou? Parabéns! Agora começa a fase de onboarding (integração). Para que a delegação funcione bem logo na primeira semana:
- Libere os acessos: Crie logins para a assistente nas ferramentas necessárias (use ferramentas como 1Password e crie usuários convidados quando possível).
- Grave a tela: Em vez de escrever e-mails longos explicando a tarefa, use ferramentas como Loom para gravar sua tela mostrando como você gosta que seja feito. É mais rápido e didático.
- Checklist de sucesso: Nos primeiros dias, entregue um checklist claro do que você espera que seja feito naquela semana ou mês.
Por que delegar traz benefícios para quem contrata?
Aqui na Virtap, acompanhamos diariamente a transformação de gestores e empreendedores que saíram do “operacional caótico” para a “visão estratégica”. A verdade é que tentar abraçar o mundo sozinho tem um custo invisível alto: você se torna o gargalo do seu próprio crescimento.
Quando você aprende a delegar, a mágica acontece: você deixa de ser um “faz-tudo” para se tornar, de fato, o dono do seu negócio.
Veja os benefícios práticos e imediatos de contratar uma Assistente Virtual:
- Foco no que realmente dá lucro (Core business): Ao delegar o operacional (agendas, planilhas, tarefas operacionais e e-mails), você libera horas preciosas para focar em vendas, estratégia e novos produtos. Você troca tarefas de R$ 20,00/hora por decisões que valem milhares de reais.
- Redução drástica de custos fixos: Contratar uma AV é muito mais econômico do que um funcionário CLT. Você não tem gastos com encargos trabalhistas, vale-transporte, equipamentos ou aluguel de espaço físico. Você paga apenas pelo serviço entregue ou pacote de horas contratado.
- Escalabilidade sem burocracia: Sua empresa cresceu e a demanda aumentou? Com uma equipe remota, você consegue atender mais projetos e clientes sem a lentidão e a papelada dos processos de RH tradicionais.
- Tomada de decisão mais assertiva: Com a mente descansada e livre de microtarefas repetitivas, sua clareza mental aumenta. Você passa a decidir com base em dados e estratégia, não no desespero de “apagar incêndios”.
- Qualidade de vida e saúde mental: Talvez o ponto mais importante. Delegar devolve o seu tempo pessoal. Significa poder jantar com a família sem checar e-mails ou tirar um fim de semana real de descanso, sabendo que a operação não vai parar.
E o benefício é mútuo: Não é apenas você que ganha. Ao delegar com clareza para uma Assistente Virtual qualificada, você empodera uma profissional que busca autonomia e evolução. Cria-se uma relação de parceria, onde o sucesso do seu negócio se torna também o sucesso dela.
Ao delegar, você não está apenas “passando serviço”; está construindo uma rede de confiança e profissionalismo que sustenta o seu crescimento.
Conclusão
Contratar uma Assistente Virtual não é um bicho de sete cabeças, desde que você esteja no lugar certo. A plataforma da Virtap foi desenhada para conectar você a profissionais que levam essa carreira a sério.
Você está a poucos cliques de ter mais liberdade na sua agenda.
Pronto para começar? Clique aqui para publicar seu projeto gratuitamente na Virtap e receba propostas ainda hoje.
Perguntas frequentes sobre delegação de tarefas remotas
O que significa, na prática, delegar tarefas remotas?
Delegar remotamente é confiar a execução de atividades operacionais a um profissional qualificado (como uma Assistente Virtual) que não está fisicamente no seu escritório. É a liberdade de “passar o bastão”: você define o objetivo, o prazo e a qualidade esperada, e a profissional entrega o resultado. É trocar a supervisão visual (vigiar o funcionário) pela confiança na entrega.
Como organizar as demandas para que nada se perca?
A bagunça acontece quando falta método. Para organizar demandas à distância, siga três pilares:
- Centralize: Escolha um lugar oficial para registrar os pedidos (evite espalhar entre e-mail e áudios soltos).
- Detalhe: Nunca assuma que a outra pessoa sabe o que está na sua cabeça. Descreva o passo a passo e envie modelos.
- Acompanhe: Crie pontos de checagem (ex: uma reunião quinzenal de 15 min) para alinhar a rota.
Vale a pena financeiramente delegar tarefas online?
Sem dúvidas. Delegar online é uma das decisões mais inteligentes para o caixa de pequenas e médias empresas e pessoas fisicas. Primeiro, você reduz custos fixos: nada de gastos com escritório, equipamentos ou os altos encargos de um contrato CLT. Segundo, você ganha flexibilidade para contratar sob demanda ou por pacotes de horas. O retorno vem em forma de economia direta e, principalmente, na liberação do seu tempo para focar no que faz a empresa lucrar.