Uma Assistente Virtual Especialista não apenas executa tarefas rotineiras, mas também oferece um conjunto de habilidades específicas que podem impulsionar o desempenho e a qualidade do trabalho que você precisa que ele realize.

Se você está em busca de alguém especializada para te ajudar seja com tarefas pessoais, administrativas, executivas e outras, talvez se pergunte como pode encontrar a pessoa certa para o trabalho. A chave está em encontrar uma Assistente Virtual Especialista no tipo de tarefa que você precisa delegar. 

Uma assistente virtual pode te ajudar em diversas áreas da sua vida. Ao contar com esse suporte, você vai perceber que a vida pode ser muito mais leve do que você imagina! Nesse texto vamos te ajudar a fazer a escolha certa na hora de contratar sua assistente.

O que é uma Assistente Virtual especialista?

Uma Assistente Virtual Especialista é uma profissional altamente capacitada em uma área específica. Por exemplo, existem profissionais especialistas em assistência pessoal, assistência administrativa, atendimento ao cliente, etc.

Essas profissionais são contratadas para lidar com tarefas mais complexas, trazendo um adicional de especialização aos serviços virtuais. Sua expertise vai além das habilidades de uma Assistente Virtual geral, desempenhando um papel muito importante no desenvolvimento e implementação de estratégias e execução de tarefas em áreas específicas.

Ao contratar uma Assistente Virtual Especialista na área que você precisa de suporte, tem mais tranquilidade de que o serviço será entregue no mais alto padrão, já que ela é especializada naquela área específica.

Qual a melhor Assistente Virtual especialista para você? Conheça as principais áreas e tarefas! 

Ao contratar uma Assistente Virtual especialista, ela se torna uma aliada valiosa que pode transformar a maneira como você lida com suas responsabilidades diárias, proporcionando eficiência e expertise em áreas específicas.

Com a capacidade de trabalhar à distância, essas profissionais oferecem suporte personalizado, aliviando sua carga de trabalho e permitindo que você se concentre nas atividades essenciais do seu negócio ou vida profissional. Vamos ver as 10 principais áreas de tarefas que você pode delegar para ela!

1. Assistente administrativa e financeira

Se você tem um negócio ou uma empresa, frequentemente precisa lidar com tarefas administrativas ou financeiras. Isso leva tempo, e para alguns se torna desgastante. Mas para alguém que entende do assunto, como uma assistente virtual especializada nessa área, o que é burocrático, pode se tornar bem simples! Alguns exemplos de tarefas que ela pode fazer por você são:

• Controle de despesas
• Controle de funcionários: folha de pagamento, impostos, férias, etc
• Pagamento de contas
• Preenchimento de planilhas e documentos
• Manutenção de registros contábeis

2. Secretariado remoto

Talvez você já tenha considerado ter uma secretária presencial. Já pensou ter todas as vantagens de uma secretária, mas pagando bem menos e sem lidar com questões trabalhistas? A especialista em secretariado remoto pode te ajudar com as seguintes tarefas e muitas outras:

• Emissão de notas fiscais
• Agendamento de reuniões
• Agendamento de consultas dos pacientes
• Confirmar o comparecimento dos pacientes nas consultas
• Organização de documentos 
• Preenchimento de planilhas

3. Assessoria Pessoal

Digamos que seu real problema atualmente não seja lidar com questões relacionadas ao trabalho, mas sim resolver coisas da sua vida pessoal. Se você precisa de alguém para se tornar seu braço direito, te ajudando com coisas do seu dia a dia, conte com o suporte de uma Assessora Pessoal! Ela pode te ajudar com diversas tarefas, confira alguns exemplos: 

• Orçamentos e compras online
• Organização, agendamentos e confirmação de compromissos pessoais 
• Reserva de voos e hotéis
• Lembrete de datas especiais e compra de presente
• Apoio no controle financeiro pessoal
• Marcação de consultas e exames médicos

4. Assistente de vendas

Ter uma profissional especialista em vendas, faz toda a diferença quando o assunto é vender na internet! Além disso, você pode focar no planejamento estratégico enquanto essa profissional resolve todo o operacional. Essa profissional pode te ajudar com as seguintes tarefas:

• Prospecção
• Processamento de pedidos
• Atendimento ao cliente
• Follow-up com possíveis clientes
• Coleta de feedbacks

5. Secretariado executivo

Ter alguém para cuidar dos seus compromissos e assuntos relacionados ao seu trabalho como executivo pode ser a chave para você destravar aquelas tarefas e projetos que estão parados há muito tempo e para você ter mais tempo para focar no crescimento e planejamento estratégico do seu negócio. A Secretária Executiva é a profissional ideal para você, ela pode cuidar de tarefas como:

• Gerenciamento de agenda pessoal e profissional
• Organização de documentos e assinatura de contratos
• Gestão da caixa de e-mail profissional
• Planejamento de viagens corporativas
• Contratação, negociação e cancelamento de serviços
• Solicitação de reembolsos 

6. Suporte técnico

Se você é mentor ou tem um negócio online, com uma Assistente Virtual especialista em Suporte Técnico, você pode concentrar seus esforços em atividades estratégicas, enquanto tem a garantia de que questões técnicas estão sendo gerenciadas de maneira eficiente e profissional por ela. Algumas das tarefas que essa Assistente pode ajudar você são:

• Atendimento a dúvidas de clientes ou alunos
• Gerenciamento de pagamento de mensalidades
• Gestão de e-mails
• Confirmação de sessões de mentoria
• Fornecimento de assistência técnica e solução de problemas 

7. Data entry/Preenchimento de planilhas e documentos

Uma profissional especializada em Data Entry, garante a integridade e precisão das informações. Sua habilidade em lidar com grandes volumes de informações de forma ágil e precisa é um recurso valioso: Ela pode te ajudar assim: 

• Inserir informações em documentos eletrônicos
• Criar e manter planilhas atualizadas
• Revisar dados
• Classificar e organizar dados de acordo com critérios específicos
• Gerar relatórios simples com base nos dados disponíveis

8. Gestão de projetos

Se você tem uma empresa, sabe que para um projeto funcionar bem, é preciso ter um bom gerenciamento. As assistentes virtuais especialistas nessa área, podem garantir que todo o projeto saia como o esperado. Algumas tarefas que ela pode realizar dentro dessa área são: 

• Monitorar o progresso das tarefas do projeto
• Assegurar que as datas de entrega sejam cumpridas
• Facilitar a comunicação entre membros da equipe do projeto
• Auxiliar na criação, revisão e manutenção de documentação do projeto
• Organizar e gerenciar informações relevantes do projeto, como documentos, apresentações e dados

9. Suporte a info-produtores

Uma profissional de Suporte a Info-produtores desempenha um papel de multitarefas, garantindo que os criadores de produtos digitais possam se concentrar em sua expertise principal. Veja com ela pode ajudar você:

• Busca por oportunidades de colaboração ou parcerias
• Apoio na organização de eventos online ou presenciais
• Suporte para manter o conteúdo atualizado e relevante
• Gestão financeira
• Assistência na criação e revisão de conteúdo escrito
• Apoio no lançamento de produtos

Como saber se preciso contratar uma Assistente Virtual especialista?

Aqueles que procuram uma Assistente Virtual Especialista geralmente precisam de um apoio especializado e de um serviço de maior qualidade para executar tarefas em áreas específicas. 

A seguir você verá algumas coisas que indicam que você precisa contratar urgentemente uma assistente. Lembre-se que contratar essa profissional é libertador e talvez é tudo que você precisa para ter uma vida mais equilibrada!

• Você gerencia mais de um empreendimento.
• Você é um empreendedor sem assistência executiva ou busca reduzir custos associados a uma secretária em tempo integral.
• Você precisa de apoio em várias tarefas, mas não tem condições de contratar um funcionário presencial.
• Você tem pequenas demandas mensais e não justifica a contratação fixa de um colaborador em período integral.
• Você possui tarefas específicas que podem ser delegadas a outra pessoa com base em suas instruções.
• Você está envolvido em um projeto paralelo ao seu trabalho principal e precisa de apoio.
• Você ocupa uma posição de destaque na sua empresa e deseja focar mais, buscando possíveis promoções.
• Ultimamente você tem perdido o controle das tarefas diárias, seja em casa ou nas finanças.
• Sua caixa de e-mails e Google Drive estão desorganizados, resultando em esquecimentos frequentes de informações importantes.
• Suas viagens frequentes consomem tempo considerável na reserva de voos e hotéis.
• Você está constantemente no trabalho e estressado.
• Você deseja ter mais tempo para a família, vida pessoal e saúde.
• Você negligencia consultas médicas há meses devido à falta de tempo.
• Sua agenda é caótica ou, em alguns casos, nem é utilizada ainda.
• Você perde prazos de pagamentos de contas, aniversários e datas comemorativas.

Se identificou com pelo menos algumas dessas coisas? Então, você precisa de uma Assistente Virtual o mais rápido possível!

Como encontrar a melhor Assistente Virtual especialista para você contratar? 8 dicas!

Agora que você já sabe o quanto essa profissional pode ser útil para você e conhecer as principais tarefas que você pode delegar para ela, talvez esteja se perguntando como contratar os serviços de uma Assistente Virtual especialista. Isso pode ser mais simples do que você imagina. Vamos te mostrar o caminho das pedras.

Dica 1: Anote tudo que você precisa fazer e não está conseguindo por falta de tempo!

Faça uma avaliação minuciosa das responsabilidades diárias, projetos pendentes e áreas onde você sente que uma assistência adicional seria importante. Anotar tudo isso em uma lista vai te dar mais clareza de quais tarefas você precisa delegar.

Dica 2: Crie tutoriais ou um simples vídeo explicando em caso de tarefas complexas!

Ao buscar contratar uma assistente virtual especialista, é fundamental preparar materiais de suporte, como tutoriais escritos ou vídeos explicativos, caso seja uma tarefa complexa. Esses recursos fornecem uma compreensão detalhada das expectativas e métodos desejados para a execução de determinadas atividades, além de facilitar e otimizar a execução conforme você precisa. Outra opção é você explicar para ela em uma reunião e gravar a reunião.

Dica 3: Procure por bons profissionais no lugar certo!

Plataformas online especializadas, redes sociais como o Instagram e recomendações de colegas são excelentes fontes para encontrar profissionais altamente qualificados. A Virtap é uma plataforma que conecta você a Assistentes Virtuais e pode ajudar você a encontrar a profissional que você precisa!

Dica 4: Seja específico e bem detalhado nas suas demandas!

Seja específico ao descrever tudo sobre as tarefas que você precisa de ajuda, se for uma tarefa mais complexa, por exemplo, deixe claro desde o início para garantir que a Assistente Virtual compreenda completamente as suas necessidades. Isso não apenas reduz a possibilidade de mal-entendidos, mas também permite que a Assistente execute a tarefa de forma mais personalizada e exatamente como você precisa.

Dica 5: Combine todos os detalhes, prazos e limites antes de fechar com uma Assistente!

Numa reunião ou por mensagem com a Assistente Virtual, discuta os detalhes específicos das tarefas, estabeleça prazos claros, combine a forma de trabalho, pagamento e quaisquer limites ou restrições importantes. Geralmente a Assistente vai trazer todos esses pontos para vocês definirem, mas é importante você saber também, para não deixar nada sem combinar. 

Dica 6: Conheça bem a Assistente especialista que você vai contratar

Antes de fechar a contratação, conheça a assistente virtual especialista com quem está conversando. Analise se o perfil dela combina com você, entenda sobre as experiências de trabalho que ela já teve, pergunte se ela fez algum curso da área que ela é especialista e analise se ela tem avaliações de clientes antigos. 

Dica 7: Exija um contrato de serviços e um termo de confidencialidade 

Para garantir uma parceria segura e transparente, é fundamental exigir a elaboração de um contrato de serviços e um termo de confidencialidade antes de fechar o acordo com uma assistente virtual especialista. O contrato de serviços deve abordar detalhes como escopo de trabalho, remuneração, prazos e formas de comunicação.

Dica 8: Passe feedbacks frequentes para sempre ter um serviço de qualidade

Mantenha um diálogo constante para discutir o desempenho, esclarecer expectativas e sugerir melhorias quando necessário. Esse processo de feedback não apenas fortalece a parceria, mas também permite ajustes contínuos para melhorar o trabalho da sua assistente.

Quais as 10 vantagens de contratar uma Assistente Virtual especialista?

Contratar uma Assistente Virtual especialista oferece muitos benefícios. Essas profissionais trazem expertise específica, flexibilidade remota, redução de custos e foco estratégico. Veja abaixo outras 10 vantagens ao contar com ajuda de uma assistente na suas demandas!

1 – Otimização do tempo 

Uma assistente virtual especialista contribui para a economia de tempo ao lidar com tarefas simples, rotineiras, administrativas e burocráticas, permitindo que você se concentre em atividades mais importantes.

2 – Ter alguém especialista no que você precisa

A Assistente Virtual Especialista pode desempenhar diversas tarefas adaptadas às suas necessidades ou às da sua empresa e  tudo com a qualidade e expertise de uma profissional especializada naquela área.

3 – Redução de despesas

Optar por um assistente virtual é mais econômico do que manter um colaborador presencial ou em regime CLT. Principalmente quando suas demandas podem ser resolvidas de forma online.

4 – Aprimoramento no atendimento ao cliente 

Um assistente virtual especialista em secretariado remoto, oferece um serviço ágil, acessível e personalizado, fortalecendo o seu relacionamento com os consumidores e pacientes dos seus serviços.

5 – Bem-estar

 Com um Assistente Pessoal, você ganha mais tempo para dedicar à família, cuidar da saúde, viajar e aproveitar sua vida fazendo as coisas que gosta e com quem você ama.

6 – Foco no resultado dos projetos

Assistentes Virtuais dedicam-se a alcançar resultados eficazes, garantindo a entrega de suas solicitações da melhor maneira possível, dessa forma otimizam de uma forma incrível a agilidade no atingimento de seus objetivos e metas pessoais e profissionais.

7 – Mais produtividade: como se tivessem 2 de você.

Ao contar com uma profissional de assistência virtual especialista, você experimenta um aumento significativo na produtividade, como se tivesse duas versões de si mesmo trabalhando simultaneamente. Isso impulsiona a execução de projetos, permitindo que você alcance objetivos com rapidez e precisão.

8 – Pagamento por demanda específica ou por pacote de horas

A maioria das assistentes virtuais recebem apenas pelas atividades concluídas ou fecham um pacote mensal de horas, reduzindo os custos operacionais da empresa. Além disso, ao contratar uma Assistente Virtual você garante a otimização do tempo, pois sempre terá tarefas sendo concluídas e entregues, sem tempo perdido.

9 – Sua vida e agenda de executivo organizada e comunicação otimizadas

Quando sua assistente assume a responsabilidade de gerenciar seus compromissos, sua agenda vai estar sempre organizada e estruturada. Contar com o apoio dessa profissional contribui para uma gestão mais eficaz do seu tempo, promovendo uma experiência profissional mais fluida e produtiva.

10 – Evite imprevistos, esquecimentos e atrasos. 

Com atenção aos detalhes e dedicação às demandas específicas, a assistente virtual contribui para um fluxo de trabalho mais suave, evitando, contratempos que podem surgir devido à falta de coordenação ou comunicação, como esquecer de um compromisso ou esquecer de pagar uma conta importante. 

Em resumo, contar com uma Assistente Virtual Especialista não se trata apenas de otimizar tarefas, mas de adotar uma estratégia inteligente para impulsionar o seu sucesso, seja da sua vida profissional ou pessoal.

Ao delegar responsabilidades complexas para essa profissional, você não apenas ganha mais eficiência imediata, mas também abre espaço para focar em tarefas mais estratégicas ou naquilo que você realmente é bom!

Agora que você já sabe como fazer isso, contrate uma assistente ainda hoje e comece a aproveitar os benefícios disso. Depois, você vai se perguntar como conseguiu viver até hoje sem esse suporte!