Numa empresa, seja ela grande ou pequena, existe a necessidade da realização de processos administrativos bem organizados para que tudo funcione bem. Quando isso não está acontecendo, a empresa corre o risco de ter grandes perdas financeiras e até fechar! É aí que entra a necessidade de delegar esses serviços administrativos para outra pessoa.

Mas nem sempre o empresário sabe exatamente como fazer isso, e quais tarefas podem ser delegadas. A verdade é que existem muitas maneiras de fazer isso, e diferentes tipos de profissionais que uma empresa pode contratar. Por isso, é normal ficar confuso sobre por onde começar.

A boa notícia é que se você está lendo esse artigo, é porque quer aprender a delegar. Quando você decide fazer isso, sua vida melhora e sua empresa evolui! Continue lendo para descobrir o porquê você precisa delegar serviços administrativos e veja o passo a passo para fazer isso. 

Índice: 

1. Qual a importância de delegar serviços administrativos para uma Assistente Virtual?
2. 8 serviços administrativos que você pode delegar para uma Assistente Virtual!
3. Passo a passo para você delegar serviços administrativos!
4. Como e onde encontrar a pessoa certa para te ajudar?
5. Benefícios de delegar tarefas.

Qual a importância de delegar serviços administrativos para uma Assistente Virtual?

Se atualmente você cuida sozinho da administração da sua empresa, é muito provável que esteja enfrentando alguns desafios. Por exemplo, é improvável que você seja um especialista em todas as áreas necessárias para uma empresa rodar 100% bem. Por isso, pode estar tendo dificuldade para realizar alguns serviços administrativos.

Quando você tem o apoio de uma Assistente Virtual especialista, ou que tem as habilidades necessárias para cuidar de algumas tarefas administrativas, o risco de acontecerem erros graves na administração da sua empresa, despenca! Além disso, nada melhor do que ficar tranquilo sabendo que alguém que entende do assunto, está cuidando de tudo pra você.

Outro motivo importante para delegar tarefas para uma assistente virtual, está relacionado ao custo de oportunidade. O que isso significa afinal? É que o tempo que você gasta na administração significa menos tempo disponível para se concentrar em outras áreas do seu negócio, como desenvolvimento de produtos, estratégias de venda e marketing.

8 serviços administrativos que você pode delegar para uma Assistente Virtual!

Você deve estar curioso para saber quais tarefas você pode delegar para uma Assistente Virtual, certo? A verdade é que a lista é realmente infinita. Mas separamos aqui 8 exemplos de tarefas que você pode delegar para sua assistente virtual. 

Enquanto lê sobre cada tarefa, pense na sua empresa e nas suas necessidades atuais, daí responda às perguntas: Quais demandas na minha empresa ou no meu negócio estão me deixando sobrecarregado? Quais dessas tarefas precisam da atenção de um especialista na área?   

1: Controle de despesas e receitas

A assistente pode registrar e categorizar todas as transações financeiras, mantendo tudo organizado. Isso permite que você tenha uma visão muito mais clara das finanças da sua empresa e consiga tomar decisões de forma mais assertiva.

2: Controle de funcionários: folha de pagamento, impostos, férias, etc

Delegar as tarefas relacionadas ao controle de funcionários garante que todas as questões relacionadas aos colaboradores sejam tratadas de maneira precisa e pontual. Isso vai ajudar você a evitar problemas trabalhistas e jurídicos e manter sua tranquilidade de que tudo está sendo feito e você não precisa se preocupar.  .

3: Pagamento de contas e fornecedores

Sua assistente virtual pode ficar responsável por monitorar as contas a pagar, programar pagamentos e falar com fornecedores, garantindo que todas as obrigações financeiras sejam cumpridas de forma eficiente e dentro dos prazos estabelecidos. Chega de atrasar os boletos e pagar multas e juros!

4: Preenchimento de planilhas e documentos

A assistente pode inserir informações em planilhas, criar relatórios e documentos conforme necessário. Essa tarefa é essencial numa empresa, mas vamos combinar, demanda tempo e atenção! Então, economize seu precioso tempo delegando essa tarefa.

5: Emissão de notas fiscais e organização contábil

Delegar a emissão de notas fiscais e a organização contábil para uma assistente virtual ajuda a garantir o cumprimento das obrigações fiscais e regulatórias da empresa. Ela pode gerar e enviar notas fiscais para clientes, acompanhar os pagamentos recebidos e manter registros contábeis sempre atualizados.

6: RH e gestão de pessoas

Para cuidar desse serviço, é ainda mais importante que seja feito por pessoas especializadas e de confiança. Como exige conhecimento técnico, sua assistente virtual pode te ajudar a encontrar e acompanhar uma empresa séria que terceirize esse tipo de trabalho. 

7: Serviços jurídicos

Novamente, conte com o suporte da sua assistente virtual para encontrar uma assessoria jurídica com boas referências. Ela pode fazer pesquisas para encontrar as empresas, elaborar os orçamentos e marcar as reuniões para você conseguir encontrar o profissional ideal para te ajudar nesse serviço.

8: Recepção e atendimento ao cliente 

Atender as ligações, tirar as dúvidas dos seus clientes, responder as mensagens do WhatsApp, ou qualquer outra tarefa relacionada ao atendimento ao cliente, pode ser delegada para sua assistente virtual. Isso vai deixar sua empresa mais profissional, dando para os seus clientes um atendimento de qualidade.

Passo a passo para você delegar serviços administrativos!

Agora a pergunta que não quer calar: o que preciso fazer para começar a delegar minhas tarefas? Aqui está o passo a passo para você colocar fim na sua sobrecarga de trabalho. Com essas 4 dicas, você irá conseguir encontrar a profissional ideal para te ajudar.

1. Analise suas demandas

A primeira coisa que você precisa fazer, é analisar com atenção as demandas da sua empresa. Pense em quais serviços administrativos são necessários na sua empresa. Pense também em quais são aquelas tarefas que precisam ser feitas por você, e quais você pode delegar para outra pessoa.

Uma boa ideia é fazer uma lista dessas tarefas e depois ir fazendo um checklist das tarefas que você quer delegar ou que são mais urgentes. Fazer isso vai dar a você muito mais clareza da sua situação atual e ficará mais fácil quando você for passar essas demandas para a assistente. 

2. Escolhendo a profissional certa para te ajudar

Existem centenas de pessoas no mercado de trabalho. Mas isso não significa que todas estão habilitadas ou que são realmente a profissional que você precisa. Por isso, entenda bem quais são suas necessidades e o que você espera de uma assistente virtual. Sem dúvida ela precisa ser de confiança, comprometida e habilidosa.

Mas profissionalismo e comprometimento não bastam. A assistente virtual precisa entender bem sobre os serviços administrativos de uma empresa. Procure alguém que seja especialista nisso ou que já tenha experiência com esse tipo de trabalho.

3. Seja claro ao delegar os serviços

Mesmo que você entenda bem do que você precisa e conheça seu negócio, sua assistente ainda não. Mas quando você é claro ao explicar as demandas, ela irá entender e se familiarizar com seu negócio rapidamente. 

Combine com ela de fazer reuniões sempre que possível para conversarem sobre as demandas, para saber se ela está tendo alguma dificuldade, ou mesmo para você dar a ela algum feedback. Vocês podem usar uma ferramenta de gestão de tarefas também como o Trello ou uma planilha.

4. Confie na sua Assistente!

Por fim, depois de ter contratado sua assistente, é hora de confiar no trabalho dela. Nós entendemos que no começo isso não será tão fácil. Mas com o passar dos dias, e depois de ela compreender bem as demandas, relaxe um pouco. 

Você não precisa ficar conferindo o tempo todo o que está sendo feito por ela, como se a demanda ainda fosse sua. A não ser que ela esteja precisando de ajuda ainda. Mas aos poucos ela irá conseguir fazer sozinha. Deixe que ela mostre para você como ela pode ajudá-lo e ser autogerenciável!

Como e onde encontrar a pessoa certa para te ajudar?

O próximo passo é encontrar a Assistente Virtual ideal para te ajudar com o que você precisa. Atualmente, existem várias formas de encontrar uma profissional AV, vamos ver algumas delas. 

Uma forma muito eficiente são as redes sociais. Seja no Instagram, Linkedin ou Facebook, as Assistente Virtuais estão lá! Se você digitar no campo de busca por “assistente virtual”, vai encontrar dezenas de perfis dessas profissionais. Explore esses perfis para conhecer um pouco mais sobre cada uma, e entre em contato com aquela que você se identifica mais.

Uma ferramenta muito boa que existe hoje em dia são as plataformas online focadas em conectar empresas e pessoas como você que necessitam de suporte, com profissionais qualificados que buscam por oportunidades de trabalho. Uma dessas plataformas é a Virtap, a primeira plataforma de Assistência Virtual do Brasil. Se cadastre e encontre a AV ideal para você!

Você está a um passo de ter uma vida mais tranquila! Veja os benefícios de delegar tarefas.

Se você chegou até aqui, provavelmente já entendeu a importância de delegar os serviços administrativos da sua empresa para alguém especializado. Dar esse passo vai mudar completamente alguns aspectos da sua vida e do seu negócio, para melhor, é claro! 

Contar com o apoio de uma profissional assistente virtual, que é especialista em serviços administrativos, vai deixar os processos da sua empresa muito mais profissionais e organizados. Ela irá usar as habilidades que tem com eficiência para cuidar das tarefas que você delegar para ela.

Vale lembrar que quando você delega tarefas que estão te deixando sobrecarregado, você realmente tira um peso das suas costas! Não é que você não vai se importar com a administração da sua empresa. Mas você terá alguém com quem dividir a carga, um verdadeiro apoio e suporte necessário!

Mais vantagens: 

• Redução de custos 
• Aumento da produtividade
• Maior foco no cliente
• Pode se concentrar na sua especialidade
• Mais equilibrio entre trabalho e vida pessoal

Conclusão

Como vimos, delegar serviços administrativos para uma assistente virtual é fundamental para ter uma empresa bem organizada e funcionando bem. Ao confiar tarefas como controle financeiro, gerenciamento de equipe e outras responsabilidades administrativas a essa colaboradora, você pode aliviar a sobrecarga e focar em áreas estratégicas do negócio.

Analise suas demandas e decida quais tarefas irá delegar, escolha uma profissional que realmente vai conseguir te ajudar, seja claro e objetivo ao delegar as tarefas para ela, e por fim, confie no trabalho que ela irá realizar. Se você seguir esse passo a passo, vai ter sucesso em delegar serviços administrativos.

Encontrar a pessoa certa para te ajudar, pode parecer desafiador, mas existem várias opções disponíveis. Ao escolher a pessoa certa, você vai aproveitar dos inúmeros benefícios de delegar tarefas administrativas, incluindo aumento da eficiência, redução de custos e maior foco em atividades estratégicas.